Zarządzanie czasem i narzędziami może być całkiem łatwe i przyjemne o ile odpowiednio dostosujemy system organizacji do nas samych. W tym wpisie chciałbym opowiedzieć o tym czego ja używam aby być bardziej wydajnym i lepiej oranizować sobie czas. Zachęcam do eksperymentowania i wybrania tylko niektórych elementów dla samego siebie – każdy jest inny i ten sam schemat nie zadziała dla wszystkich optymalnie.

TYP OSOBY

Żeby dobrze dobrać narzędzia do siebie należy poznać swój ulubiony sposób pracy oraz własny charakter – dlatego warto eksperymentować i próbować różnych rozwiązań. Zwrócić uwagę trzeba zarówno na negatywne jak i pozytywne cechy samego siebie. Nie będę tutaj rozwodził się nad tym jaki możesz, drogi czytelniku, być. Zamiast tego powiem Ci czym charakteryzuje się mój sposób pracy, dzięki czemu zobaczysz korelację z zestawieniem sposobów i narzędzi znajdującym się na dole wpisu.

Moja charakterystyka:

a) Lubię efekty
Dość szybko potrafię się wypalić jeśli nie widzę żadnych efektów, dlatego zadania dzielę sobie na jak najmniejsze, proste do ukończenia. Jeśli projekt ma trwać kilka lat to rozbijam go na wiele punktów kontrolnych.

b) Robię wiele rzeczy na raz
Ciężko zachować mi porządek w notatkach i spisach zadań dlatego narzędzia z których korzystam muszą być odporne na chaos. Innymi słowy: muszę korzystać z rozwiązań, które pozwalają na czyszczenie i porządkowanie ich zawartości raz na jakiś czas.

c) Mój grafik jest dynamiczny
Często wykonuję działania na partyzanta, wtedy kiedy po prostu mogę. Codzienne obowiązki, związek, niespodziewane rozmowy organizacyjne w projekcie czy jakiekolwiek niezależne wydarzenie sprawiają, że w tych chwilach w których mam „wolne” potrzebuję dostępu do swoich narzędzi. Dlatego zwracam dużą uwagę na mobilność rozwiązań z których korzystam.

Jak możesz zauważyć poznanie własnych cech pozwala dobrać odpowiednie narzędzia, które nie będą utrudniać życia.

NARZĘDZIA

1. Trello
Trello jest najczęściej używanym przeze mnie narzędziem. Działa na każdym urządzeniu i oprogramowaniu: od przeglądarki, przez macbooka i na smartfonie kończąc. Jest to narzędzie umożliwiające łatwe i przyjemne zarządzanie zadaniami, które nas czekają. I tutaj mógłbym skończyć gdyby nie to, że jest to usługa bardzo elastyczna o wielu zastosowaniach.

Trello pozwala stworzysz tablicę na której rozmieszczasz zadania do odpowiednich rubryk. Możesz w ten sposób stworzyć prostą listę zakupów albo zaawansowany proces produkcji gry czy aplikacji.

Tego rozwiązania używam praktycznie do każdego typu projektu. Poniżej wypunktowuję niektóre z zastosowań:

  • Organizacja zadań codziennych, lista rzeczy do zrobienia na dzisiaj i dzień jutrzejszy,
  • Organizacja projektów gier z podziałem na kamienie milowe i elementy gier,
  • Planowanie wyjazdu z rubrykami na rzeczy do zabrania, kosztorys oraz miejsca do odwiedzenia.

2. Evernote
Jest to usługa pozwalająca tworzyć i przechowywać w wygodnym miejscu notatki. Synchronizacja pomiędzy urządzeniami działa bez problemu i pozwala na wygodnę pracę nawet będąc offline.

Szczególnie gdy chcesz zanotować coś prostego, krótkiego i od razu mieć to w odpowiednim miejscu Evernote się bardzo przydaje. Do tego można robić w nim notatki w formie zdjęć, filmików czy nagrań z mikrofonu.

3. Notatnik, szkicownik i żółte karteczki
Jestem fanem analogowych rozwiązań. Pomimo, że w punkcie 1 i 2 mówię o używaniu elektronicznych odpowiedników kartki i długopisu to zawsze gdzieś przy sobie noszę notatnik, szkicownik i zestaw przyborów do pisania. Jest to coś niezawodnego co pozwala na większą ekspresję niż w przypadku wspomnianych wcześniej rozwiązań.

4. Google Callendar
Na rynku są różne kalendarze jednak ja korzystam z tego od Google. Jest prosty, łatwy w obsłudze i synchronizuje się ze wszystkim – nawet mój Macbook nie ma problemu żeby go sobie dorzucić do powiadomień. Wypisuję go w tym zestawieniu bo czuję, że wypada to zrobić.

5. 50-50-40 lub technika Pomodoro
Pomodoro to technika pozwalająca na radzenie sobie z zadaniami w odpowiednich interwałach czasowych. Polega ona na tym, że zadania wykonujemy w rundach czasowych z odpowiednimi przerwami. Przykładowo: 50 minut pracy, 10 minut przerwy, 50 minut pracy, 10 minut przerwy, 40 minut pracy i 20 minut przerwy. Technikę tą używam zazwyczaj wtedy gdy pracuję sam i wiem, że nikt mi nie będzie przeszkadzał. Pozwala ona skupić się na wykonywanym zadaniu bez zerkania w zegarek – jednym z jej głównych elementów jest to, że ustawiamy sobie czasomierz, który po danym interwale da nam sygnał. W ten sposób możemy wyeliminować problem pojawiający się gdy ustalimy, że wykonujemy zadanie od 11:00 do 12:00 – czyli sprawdzanie, która jest godzina.

„Oryginalny” przepis na Pomodoro

6. Jedno zadanie na raz
Niezależnie czy korzystamy z techniki Pomodoro czy też nie, zawsze warto (w miarę możliwości) jest skupiać się na jednym zadaniu. Najgorsze co może się zdarzyć to koniec dnia ze wszystkimi pracami napoczętymi i nieskończonymi. Lepiej coś zrobić jutro niż zostawić rozwalone w połowie. Oczywiście czasami sytuacja nie pozwala na takie podejście (np. u mnie w pracy, gdy podczas trwania projektu multum ludzi potrzebuje rozmowy) lub dane zadanie jest zbyt długie.

7. Zadania na dwa dni
Jednym z działań, które bardzo mi pomaga w organizowaniu się jest planowanie zadań na kolejne dwa dni. Z użyciem wspomnianego w pierwszym punkcie Trello ustalam sobie dwie listy – na dzisiaj i na jutro. Zadania segreguję względem priorytetów oraz kategorii (np. praca, obowiązki itd.). Z racji, że mój plan dnia często się zmienia to do tej listy zadań podchodzę elastycznie – jeżeli coś wpada do zrobienia nowego to wpisuję zadanie w odpowiednią kategorię. Staram się też estymować czas niezbędny do ukończenia poszczególnych działań (zaokrąglając w górę) – czyli jeśli wiem, że coś wymaga ode mnie poświęcenia godziny i dwudziestu minut to wpisuję dwie godziny. Lepiej mieć więcej czasu niż mniej a jeśli jakimś cudem wolna chwila zostanie to dokładam sobie pracy z następnego zaplanowanego dnia.

8. Inne…
Resztę narzędzi dostosowuję w zależności od potrzeb danego przedsięwzięcia. Elastyczność to Twój przyjaciel a jeśli już przy elastyczności jesteśmy…

ELASTYCZNOŚĆ

Na koniec wpisu chciałbym poruszyć temat bycia otwartym na rozwiązania i niezamykania się na konkretne sposoby pracy. Różne sytuacje wymagają od nas zmiany podejścia i nie zawsze to samo narzędzie lub forma rozwiązywania problemu sobie poradzi.

Często spotykałem się z tym, że ludzie wielbili jakąś technikę zarządzania czasem lub zadaniami i używali jej tak samo niezależnie od środowiska, co w konsekwencji okazywało się być problematyczne. Przykładowo: jeśli zaczniesz pracować na stanowisku w którym musisz często komunikować się z ludźmi to technika Pomodoro może okazać się dla Ciebie przykra i tylko będziesz się irytował, że nie jesteś w stanie przestrzegać ustalonych interwałów czasowych.

Obserwujcie, popełniajcie błędy i uczcie się reakcji swojej i otoczenia na rozwiązania, które wykorzystujecie. I pamiętajcie, że narzędzia są tylko i wyłącznie narzędziami. Nigdy nie wykonają za Was niezbędnej pracy.

NOTKA KOŃCOWA

Na sam koniec chciałbym zapytać Was z jakich technik, rozwiązań lub narzędzi sami korzystacie? Czy macie coś co moglibyście polecić? Dajcie znać w komentarzach. 🙂